ZARZĄDZANIE CZASEM, czyli 10 WSKAZÓWEK JAK LEPIEJ ORGANIZOWAĆ SWÓJ CZAS • Inżynierskie Targi Pracy

Zarządzanie czasem to proces planowania i kontrolowania, ile czasu poświęcamy na określoną czynność. Dobre gospodarowanie czasem zwiększa naszą produktywność i efektywność, umożliwia znalezienie dodatkowego czasu, ale przede wszystkim redukuje stres związany z pracą – mamy pod kontrolą wszystkie nasze obowiązki i wiemy, że nie zapomnieliśmy o niczym ważnym.

Przydatne wskazówki i metody na lepszą organizację czasu:

Dowiedz się, na co poświęcasz swój czas

Spróbuj realnie określić, ile czasu spędzasz na podstawowe czynności i obowiązki, ile poświęcasz na pracę, a ile na czas wolny i hobby. Spróbuj również określić porę dnia, kiedy jesteś najbardziej produktywny, kiedy najlepiej Ci się pracuje – w ten sposób będziesz wiedzieć, kiedy pracować nad projektami wymagającymi największego skupienia i kreatywności.

Spisz swój plan działania na cały dzień

Dzień wcześniej wieczorem lub tego samego dnia rano warto spisać listę rzeczy, które musisz/chcesz zrobić danego dnia. Warto wypisać wszystko w podpunktach i odhaczać wszystkie wykonane zadania. Na koniec dnia mamy podgląd, co z zaplanowanych rzeczy udało nam się zrealizować.

Ustal swoje priorytety

Podczas organizowana listy rzeczy do zrobienia warto ustalić, które zadania są priorytetowe. Przydatnym narzędziem organizacyjnym do segregacji zadań pod kątem ważność i pilność jest macierz zarządzania czasem, zwaną jako macierz Eisenhowera.

Pilne zadania (Urgent) wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Należy je wykonać od razu, a ich niewykonanie w określonym terminie powoduje określone konsekwencje.

Ważne zadania (Important) mogą nie wymagać natychmiastowej uwagi, ale pomogą Ci osiągnąć długoterminowe cele.

Poszczególne ćwiartki macierzy Eisenhowera:

Ważne i pilne: te zadania muszą być wykonane jak najszybciej, nieterminowa realizacja przynosi konsekwencje oraz wpływają na Twoje cele długoterminowe. Zadania należące do tej ćwiartki bez wątpienia są Twoim priorytetem.

Ważne, ale niepilne: te zadania wpływają na Twoje długoterminowe cele, ale nie muszą być wykonywane od razu, możesz je zaplanować na później.

Pilne, ale nieważne: te zadania muszą zostać wykonane jak najszybciej, ale nie wpływają na Twoje cele długoterminowe. Są to zadania, które prawdopodobnie nie wymagają konkretnie Twoich umiejętności lub zaangażowania.

Niepilne i nieważne: te zadania są najczęściej nieistotne i można je wyeliminować.

Pogrupuj zadania

Oszczędzisz czas starając się ukończyć wszystkie zadania jednego typu, zanim przejdziesz do następnego. Możesz mieć je pogrupować np. na kategorię, takie jak maile, rozmowy telefoniczne, uzupełnianie dokumentów. Dzięki takiemu grupowaniu czynności o podobnym charakterze, nie musisz przekierowywać się z jednego rodzaju myślenia na inny.

Unikaj wykonywaniu wielu rzeczy na raz

Skoncentruj się na bieżącym zadaniu i odrzuć wszelkie rozpraszacze. Przechodząc z jednego zadania do drugiego, tracisz czas i zmniejszasz produktywność. Według badań przeprowadzonych przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne wielozadaniowość nie oszczędza czasu. W rzeczywistości blokuje przepływ pracy, zwiększa poziom stresu i ostatecznie utrudnia ogólną funkcjonalność.

Ustalaj limity czasowe na konkretne zadania

Mając określony przedział czasu łatwiej zmotywujesz się do zrobienia danego zadania. Nawet jeśli nie ukończysz tego co zaplanowałeś w określonym przedziale czasowym, umożliwi Ci to lepsze oszacowanie potrzebnego czasu na to samo lub podobne zadanie w przyszłości.

Prostą techniką zarządzania czasem, którą warto wypróbować jest technika pomodoro.

Jak zacząć z niej korzystać?

Schemat działania przedstawiony jest na rysunku poniżej:

Dostępnych jest wiele aplikacji oraz stron, które ułatwią Ci stosowanie tej techniki.

Oto kilka z nich:

Pomodor

Focus To-Do: Pomodoro & Zadań

(aplikacja dostępna na urządzenia Android i iOS)

Obraz zawierający tekst, sprzęt elektroniczny, nocne nieboOpis wygenerowany automatycznie

Pomodro Timer

(aplikacja dostępna na urządzeniach Android)

Rób regularnie przerwy

Przerwy są niezbędnym elementem do lepszego zarządzania czasem. Regularne przerwy zwiększają produktywność, samopoczucie psychiczne, podejmowanie decyzji i pamięć. Pomijanie ich może prowadzić do szybszego wypalenia i większego stresu. Niech będą częścią twojego harmonogramu. Kiedy skończysz zadanie, daj sobie czas na oddech.

Unikaj rozpraszaczy

Media społecznościowe, przeglądanie stron internetowych, wiadomości tekstowe, komunikatory — ilość rozpraszaczy jest nieograniczona. Postaraj się w czasie przeznaczonym na pracę, skupić się wyłącznie na niej. Rozpraszacze tylko wydłużą czas wykonywania danego zadania i wybiją Cię z rytmu pracy.

Przydatną aplikacją będzie Forest (dostępna na urządzenia Android i iOS).

Jak sugeruje nazwa, w Forest sadzimy drzewa. Ustalamy czas, przez jaki mamy pracować, uczyć się itd. i odkładamy telefon. Jeżeli osiągniemy cel tj. nie sięgniemy po telefon przez wyznaczony okres, to zasadzimy nasze drzewo i otrzymamy dodatkowe punkty. W innym wypadku nasza roślinka uschnie.

Znajdź narzędzie do organizacji czasu dostosowaną do Twoich preferencji.

Oto kilka przykładów:

Kalendarz Google – jeden z najprostszych i najpopularniejszych kalendarzy, dostępny dla posiadaczy konta Gmail. Jego zaletą jest możliwość integracji z innymi kontami i synchronizacja danych z innych kalendarzy.

Todolist – łatwa w obsłudze aplikacja do tworzenia list do rzeczy do zrobienia. Pozwala ustalać priorytety dla zadań, tworzyć projekty, dodawać komentarze i pliki do zadań. Synchronizuje się między urządzeniami, tworzy statystyki i raporty z wykonanych zadań, co pozwala na ocenę swojej produktywności w różnych dniach i porach oraz lepsze planowanie czasu. Jest również opcja współdzielenia zadań, czy projektów w czasie rzeczywistym.

Any.do – bardzo prosta, minimalistyczna aplikacja do planowania. Nie ma zbędnych oznaczeń, katalogów, ani rozbudowanego systemu planowania. Zadaniom można nadać priorytet, załączyć notatkę, przyporządkować zadanie do daty, ustawić przypomnienie i ewentualnie przyporządkować je do odpowiedniego katalogu (domyślnie: osobiste i praca).

Proste narzędzie dla osób ceniących sobie prostotę i funkcjonalność.

Clockify – aplikacja do produktywności i zarządzania czasem z szeroką gamą funkcji. Posiada opcję raportowania godzin swojej pracy. W ten sposób zobaczysz szczegółowe, dzienne i tygodniowe raporty z wykonanej przez Ciebie pracy.

Notion – wszechstronna aplikacja, która pozwala gromadzić wszystkie informacje w jednym miejscu. W Notion możemy stworzyć listę rzeczy do zrobienia, kalendarz, ładować linki, wklejać zdjęcia i co najważniejsze – spersonalizować ją jak chcemy. Płatna wersja pozwala udostępniać tablicę między współpracownikami. Pozwoli to nad wspólną pracę nad danym projektem.

Kalendarz/planner papierowy – warto nie zapominać o najprostszym narzędziu do planowania jakim jest kalendarz lub planner w formie papierowej. Jest świetnym uzupełnieniem aplikacji lub alternatywą dla zwolenników tradycyjnej formy organizacji czasu.