Rozmowa z koordynatorką 27. ITP

Aby przybliżyć Wam lepiej historię i wyzwania, które stanęły przed grupą projektową Inżynierskich Targów Pracy zapraszam na rozmowę koordynatorkę 28. edycji, pierwszej w formie wydarzenia online.. 

 

Patrycja: Część naszych czytelników nie wie czym zajmujemy się w Stowarzyszeniu Studentów BEST i jak wygląda nasza praca na co dzień. Dlatego chciałam zapytać Cię o Twoją historię bestową – co działo się przed rolą koordynatorki, w jakich projektach brałaś udział? 

 

Kasia: Czasem sobie myślę, że jestem jednokierunkowym Beściakiem – byłam właściwie w jednym projekcie całym sercem przez trzy lata: Inżynierskich Targach Pracy. Drugim moim ulubionym wydarzeniem są Urodziny BESTu – organizowałam je dwukrotnie. Tak naprawdę nie byłam w innych projektach. Zdarzały się inne role jak Social Media Team czy Grupa rekrutacyjna i promocji rekrutacji. Wiąże się to z tym, że Targi to długi projekt, trwający prawie rok, a ja za każdym razem czekałam na kolejną edycję. 

 

P: Co jest tak wyjątkowego w Targach?

 

K: Na pewno skala… I pierwsze wrażenie, gdy przyszłam na Politechnikę i zobaczyłam ogrom Targów. Wcześniej żadne wydarzenie nie przykuło tak mojej uwagi. Gdy zobaczyłam ile osób kręci się między stoiskami, jak firm współpracujących ze Stowarzyszeniem, chciałam mieć w tym swój udział.

 

P:  Czy myśl o roli koordynatorki Targów pojawiła się z czasem czy towarzyszyła Ci od początku? – “To ja je kiedyś zorganizuję”

 

K: Nie myślałam tak w ogóle. Początkowo byłam nieśmiałym młodszym logistykiem (26. ITP), trochę z boku. Z czasem odważyłam się wziąć większą odpowiedzialność na siebie – w kolejnej edycji zajęłam się kontaktem z firmami (27. ITP*). W kolejnym roku wcieliłam się w rolę koordynatorki – czy czułam się pewnie? W stu procentach na pewno nie, to przyszło z czasem. 

 

P: Porozmawiajmy teraz o wyborach: jakie przygotowania się z nimi wiązały, jakie emocji Ci towarzyszyły i czy pojawiła się konkurencja? 

 

K: Bardzo liczyłam na konkurencję w postaci osoby, która później stała się moim HRowcem. Były różne pomysły, planowaliśmy nawet wystartowanie jako dwójka koordynatorów. Ostatecznie wystartowałam tylko ja. Jednak myślę, że na wyborach najgorzej jest przegrać z samym sobą i muszę przyznać, że sam start okazał się dużym wyzwaniem. W pierwszym terminie nie zgłosiłam się jako kandydatka do wyborów, zrobiłam to dopiero po dwóch tygodniach, gdy czułam się przygotowana. W ciągu tych dwóch tygodnia zrobiłam czternaście kt**, w tym z sześcioma poprzednimi koordynatorami. Przygotowania były intensywne, każdego dnia miałam po kilka rozmów, ale wtedy jeszcze w mojej głowie nie było gotowej wizji projektu. W tamtym momencie forma Targów – zdalna bądź stacjonarna – była wielką niewiadomą.

 

P: Kiedy pojawiła się ostateczna decyzja o formie Targów? 

 

K: Ja bardzo długo miałam nadzieję, że Targi odbędą się stacjonarnie. Na drugim, jesiennym, planowaniu dwóch doświadczonych Beściaków przeprowadziło ze mną rozmowę o bieżącej sytuacji, która uniemożliwiała organizację stacjonarnego wydarzenia. Na tym planowaniu zaczęliśmy kształtować wszystko pod zdalną formę. 

 

P: Wracając do wyborów. Wspomniałaś, ze wizja ze względu na wątpliwości co do formy nie była jasna ale chciałam dopytać Cię o cele, marzenia i lęki na pierwszym etapie przygody z koordynowaniem Targów. 

 

K: Targi za wszelką cenę musiały się odbyć i to był nasz największy cel. Chciałam wzmocnić promocję Targów zarówno wśród firm jak i studentów. Szczególnie zależało mi na poprawie promocji digitalowej. Zawsze bazowaliśmy na mocnym outdoorze. W tej edycji koncepcja została pod tym kątem zmodyfikowana. Do wizji dodałam także e-job wall i e-katalog, umożliwiające studentom korzystanie z tych rozwiązań z poziomu komputera czy telefonu. Wiązało się to także z ograniczeniem zużycia papieru, redukcją kosztów – a to było dla mnie wtedy priorytetem

 

P: Rzeczywiście zdalna forma wiąże się z ograniczeniem wykorzystania papieru. Porozmawiajmy o grupie, która wraz z Tobą tworzyła Targi: kto się na nią składał, jakie miał zadania, aby finał się odbył.

 

K: Grupa Targowa liczy aż czternaście osób, jest to największy zespół w Beście. Składają się na nią czterej FRowcy, którzy odpowiadają za kontakt z firmami, czterech PRowców, którzy dbają o to, aby świat usłyszał o Targach. Są też logistycy oraz osoby odpowiedzialne za część IT – system zapisów dla firm, stronę internetową oraz e-katalog i e-jobwall. Ważną rolę ma też TRowiec odpowiedzialny za merytoryczną część wydarzenia oraz badanie – Plebiscyt Dla Inżyniera. 

 

P: Jak obowiązki tych osób zmieniły się podczas zdalnej edycji?

 

K: Największa zmiana dotyczyła logistyka. Całe zorganizowanie Targów na Dużej Auli w Gmachu Głównym przekształciło się w znalezienie odpowiedniej platformy. Z perspektywy czasu, żałuję, że cały kontakt z platformą był zadaniem jednej osoby – zdecydowanie w zdalnej edycji logistyk potrzebuje pomocy ze strony jeszcze jednej osoby. 

 

P: Przeważnie na grupę Targową składa się rekrutacja, która dołącza do Bestu w marcu.

 

K: To nie jest zasada. Żeby zarazić grupę miłością do Targów połączyłam osoby, które Targi już widziały i organizowały z tymi, których to pierwsza działka. 

 

P: Czyli projekt ten łączył osoby już doświadczone pracą w Beście z nowymi rekrutami. Zastanawiam się jak wyglądała integracja i wspólna praca tak zróżnicowanej grupy.

 

K: Plusem jest wielkość grupy, integracje zawsze się rozkręcają. Pierwsze planowanie było integracyjno – zapoznawcze. Osoby, które Targów nie widziały podzieliły się nowym podejściem i dowiedziały jak Wydarzenie wyglądało w poprzednich edycjach. Część merytoryczna trwała kilka godzin. Większość czasu spędziliśmy na lepszym poznaniu się: był grill, gry integracyjne i szczere rozmowy. 

 

P: W naszej edycji też na pierwszym planowaniu postawiliśmy na integrację. Grupa Targowa jest duża, projekt stresujący. Zdarzały się jakieś spięcia i konflikty? 

 

K: Spięcia są zawsze. Ciężko zrobić wszystko idealnie, gdy projekt robi się po raz pierwszy w takiej formie ale na bieżąco stawialiśmy czoła wszelkim wyzwaniom. 

 

P: Były momenty, kiedy problemy były zbyt przytłaczające i żałowałaś decyzji o podjęciu się roli koordynatorki? 

 

K: Nigdy nie żałowałam decyzji o starcie, uważam, że każdy w Beście powinien przejść przez koordynację projektu – to uczy najwięcej, jest ekscytujące ale i stresujące. 

 

P: Zastanawiam się co było bardziej stresujące dla Ciebie i grupy – finał, dwa dni, gdy studenci odbywają rozmowy z przedstawicielami firm, czy czas przygotowań?

 

K: W styczniu czuliśmy już, że Targi się zbliżają. Po świętach czas szybciej mija. W styczniu nagle pojawia się dużo ASAPowych sytuacji. Najwięcej stresu pojawiło się podczas trwania finału – tych dwóch dni. Na ten czas mieliśmy super miejsce dla całej grupy – jeden z naszych partnerów (Devapo) zaprosił nas do swojego biura. Finał mogliśmy spędzić prawie całą grupą projektową na żywo, przy takim wydarzeniu kontakt bezpośredni jest ważny. W pewnym momencie liczba niedociągnięć, związanych z platformą była przytłaczająca, mamy w związku z tym dużo przemyśleń na kolejną edycję. 

 

P: Wiemy jak finał wyglądał od strony studentów i firm. Opowiedz trochę jak to wyglądało od Waszej strony, organizatorów. 

 

K: Niestety w biurze Devapo nie dała rady pojawić się cała grupa projektowa, a tak jak wspominałam kontakt bezpośredni jest w tym wypadku bardzo ważny. Pierwszy dzień zleciał nam bardzo szybko. Miałam wrażenie, że między 8 a 18 minęła krótka chwila. Byliśmy zmęczeni, ale śmiało można powiedzieć, że ten finał był próbą dla całego Stowarzyszenia. Duże ryzyko, ale i duża satysfakcja. Po pierwszym dniu pojechaliśmy do mnie poświętować. Krótko bo czekał nas kolejny dzień. Podzieliliśmy się także przemyśleniami jak usprawnić komunikację na następny dzień, szybciej wyłapywać usterki. 

 

P: Udało się wprowadzić poprawki?

 

K: Częściej dzwoniliśmy do firm z zapytaniem czy wszystko działa i czy potrzebują naszej pomocy. Jeśli chodzi o usterki techniczne, związane z platformą, położyliśmy duży nacisk na szybkie przekazywanie informacji i znajdowaniu rozwiązań dogodnych dla firm.

 

P: Na każdym nowym wydarzeniu, pojawiają się pewne problemy i niedociągnięcia. Wspominałaś o nich. Jakie jeszcze przemyślenia z grupą wypracowaliście na poprawę kolejnej edycji?

 

K: Ważne, żeby kontakt przebiegał w jednym miejscu. Jeśli chodzi o obsługę platformy, czyli zadanie logistyka – powinny to robić dwie osoby. To rady z mojej strony. Myślę, że platforma nie była gotowa na tak dużą liczbę wejść. W szczycie na platformie było 5,5 tysiąca osób. 

 

P: Żeby zakończyć pozytywnie chciałabym, żebyś powiedziała mi swoje najlepsze wspomnienie z Targów. 

 

K: Na pewno najlepiej wspominam wszystkie planowania. Jedno w Grójcu, u naszego HRowca Bartka, drugie u Julka, w Sosnowcu – to było zdecydowanie najdłuższe. Nie mieliśmy wiele okazji, żeby spotkać się stacjonarnie, dlatego każda okazja do zobaczenia się na żywo była wspaniała. Przykładowo – sesja zdjęciowa całej grupy projektowej. Odbyła się w grudniu na Placu Konesera. Mieliśmy piękne zdjęcia, w klimacie świątecznym. Ostatnie planowanie było na Wilanowie. Ledwo zmieściliśmy się w mieszkaniu, ale było czuć “ducha targowego”, którego czasem brakowało na spotkaniach on-line.  Żałuję, że nie mogliśmy spędzić razem świąt i nie było wspólnego gotowania – to nasze bożonarodzeniowe tradycje bestowe.

 

P: Bardzo dziękuję Ci za rozmowę. Jako młody targowiec myślę, że mam teraz więcej motywacji do działania przy tym niesamowitym Wydarzeniu. 

Bardzo dziękuję za dotarcie do końca rozmowy. Mam nadzieję, że wywiad ten przybliżył czytelnikowi pracę grupy targowej – rozterek, porażek oraz sukcesów. Podczas całej rozmowy towarzyszył nam Tiger. Jeśli rozmowa ta Was zaciekawiła i chcielibyście dowiedzieć się więcej o naszym Stowarzyszeniu, zapraszamy na fanpage na Facebooku I oczywiście, zapraszamy do udziału w 29. edycji Inżynierskich Targów Pracy, które odbędą się również w formie zdalnej.

 

*przyp. red. Edycja nie odbyła się ze względu na lock down związany z pandemią.

**przyp. red. knowledge transfer